8 astuces pour suivre votre budget plus facilement

Dans le cadre de vos activités de Product Owner / Manager, vous pouvez être amenés à suivre un budget dédié à votre produit. Selon votre expérience ou votre formation, la tâche s’avèrera plus ou moins aisée…
Il existe cependant certaines astuces qui vous faciliteront la tâche et vous aiderons à vous sentir plus à l’aise et perdre moins de temps sur ce sujet.

Des données facilement accessibles

Les données sources de votre suivi budgétaire (budget, consommés… etc) doivent de préférence être facilement accessibles, afin de ne pas compliquer outre mesure la génération des reportings et du suivi.

1. Utiliser les outils à votre disposition

Si votre service / entreprise dispose d’un outil de suivi ou un outil de BI, il est préférable de jouer le jeu et de réellement vous les approprier. En effet, les données que vous compléterez seront déjà formatées selon les critères de l’entreprise et ne nécessiteront pas de retraitement.

2. Eviter de dupliquer les sources

Si vous devez en passer par des tableaux intermédiaires pour effectuer votre reporting, il est préférable d’éviter de multiplier les sources. Si vous devez utiliser Excel, mieux vaut importer vos données et traiter ces données dans le même fichier, via une base de données et différents onglets ou tableaux croisés. Cela évitera les erreurs liées à la multiplication des reportings.

Si nécessaire, vous pouvez versionner les reportings sous format figé (PdF) sans toucher au tableau source. Cela vous permettra de mesurer les évolutions sans perdre vos données de départ.

De la fiabilité pour plus de sérénité

Vous pouvez mettre en place des protocoles qui vous permettrons de vérifier en temps réel la fiabilité des données de votre suivi budgétaire. Cela vous évitera des sueurs froides !

3. Privilégier les exports

Si vous devez utiliser des données issues d’une ou plusieurs sources externes, essayez de privilégier les exports à la recopie manuelle. Une erreur est vite arrivée ; autant les prévenir !

4. Mettre en place des calculs de vérification

Si vous devez utiliser Excel, vous pouvez mettre en place des calculs de vérification de sommes (par exemple) qui vous permettrons d’éviter les erreurs de calcul liées aux modifications du tableau. En un clin d’œil vous pourrez vous assurer que vos formules sont toujours exactes.

Un analytique propre

Parfois, l’analytique de l’entreprise est trop macro et nous vous permet pas de suivre de façon fine votre budget. Souvent il manque des typologies de dépense détaillées, un tag par produit ou par équipe.

5. Créer son propre analytique

Si possible, intégrer votre analytique propre au produit dans l’outil / le budget (type de dépense, phases du produit…). Cela vous évitera d’ajouter cette donnée manuellement dans votre suivi.

Si ce n’est pas possible, intégrez cet analytique directement dans votre base de données Excel. Vos reportings pourront aisément se décliner à un niveau plus fin et cela vous permettra de garder une cohérence avec l’analytique de l’entreprise.

6. Le mettre à jour

Mettez à jour régulièrement votre analytique afin de ne pas surcharger votre base de données. Si une donnée de votre analytique n’a plus lieu d’être, ne la supprimez pas, car elle est liée à votre historique de suivi. Idéalement, vous pouvez la renommer ou l’intégrer dans un nouvel analytique plus pertinent.

Des projections régulières

En dehors des phases de révision de l’entreprise, n’hésitez pas à mettre à jour les projections de votre budget pour les périodes suivantes en fonction de l’évolution de la situation actuelle. Cela vous permettra d’anticiper les éventuels écarts et vous évitera de longues séances de mise à jour.

7. Suivez vos écarts minutieusement

Un écart de budget n’est pas forcément un problème car les besoins et situations évoluent par rapport à la période d’initialisation budgétaire. Cependant, suivre régulièrement vos écarts minutieusement (votre propre analytique) vous permettra de piloter plus sereinement votre activité, de prioriser de façon plus efficace et d’expliquer ces écarts plus facilement.

8. Anticipez l’avenir

En fonction de l’évolution de votre backlog et de votre roadmap, n’hésitez pas à intégrer en temps réel les ajustements de vos besoins au moyen d’un budget prévisionnel. Cela vous permettra d’anticiper les goulots d’étranglement et les choix stratégiques à effectuer. Cela vous évitera aussi un lourd travail de prévision à chaque étape de révisé.

En espérant que ces petites astuces vous aident à être encore plus efficace sur ce sujet pas toujours plaisant mais néanmoins nécessaire.


A vos suivis !

Ecrit par Sandrine Baron