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6 conseils pour bien démarrer votre mission en tant que consultant

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C’est la rentrée ! Vous commencez une nouvelle mission et vous ne vous sentez pas tout à fait à votre place ou votre intégration n’est pas évidente ? Pas de panique, cet article vous donne les clés pour une meilleure compréhension de l’écosystème de votre nouveau client pour bien démarrer votre mission.

Le monde de l’entreprise peut paraître complexe et difficile à appréhender, voire à définir. Commençons par désacraliser l’entreprise, considérons-la comme un terrain d’investigation comme les autres avec une structure précise et des individus à part entière.

A travers nos retour d’expériences en tant que consultante en Conduite du Changement (Delphine) et consultante en Design des Organisations (Viviane), nous vous proposons de schématiser ce terrain de jeu qu’est l’entreprise et ainsi l’intégrer au mieux lorsque tu rejoins une nouvelle équipe projet ou un programme de transformation.

Comment définit-on une organisation ?

D’après l’INSEE, l’entreprise est une « unité économique, juridiquement autonome dont la fonction principale est de produire des biens ou des services pour le marché ». 

Pour faire simple, vous pourrez employer le terme d’« entreprise » dès que des personnes mobilisent leurs compétences et leur énergie, rassemblent des ressources matérielles et financières pour mettre en place un produit ou des services aux collaborateurs ou aux clients.

En tant que consultants, vous trouverez dans une organisation votre champ de développement professionnel et créatif.

Vous y développerez vos compétences en apportant des  conseils et y affirmerez votre personnalité par la création.

Voici nos 6 conseils pour appréhender au mieux une organisation et bien démarrer votre mission !

1. Identifier la structure globale  

Votre entreprise et son mode de fonctionnement reposent sur certaines caractéristiques communes. Tâchez de l’identifier dès le début !

En effet, l’entreprise où vous travaillerez sera toujours organisée autour de deux pôles d’activités opérationnels : la production et le commerce.

La production regroupe l’ensemble des équipes qui produisent les biens et les services que l’entreprise commercialise.

Le commerce regroupe l’ensemble des équipes qui commercialisent les biens et les services que l’entreprise produit.

2. Comprendre les métiers

Essayez ensuite de comprendre les différents métiers de votre organisation – qui est souvent composée de compétences internes qui permettent de la faire fonctionner. Lors du cadrage d’un projet, il vous sera important d’identifier tous ces métiers. Ils peuvent être partie prenante de celui-ci, ou bien les ambassadeurs : qu’il s’agisse de la Communication qui servira à promouvoir votre projet en interne et externe ou bien les Ressources humaines si votre projet touche au développement d’une application interne.

Ci-dessous une liste des principaux métiers auxquels vous aurez affaire durant la construction de votre projet :

Pour les organisations dites “classiques” 

Métiers spécifiques aux nouvelles organisations dites “digitales” 

3. Détecter le mode d’organisation

Appliquez-vous à identifier le type de structure dans lequel vous vous trouvez !

En effet, les entreprises peuvent adopter différents types de structures selon la manière dont elles organisent la division interne du travail (degré de départementalisation).

L’entreprise va définir la structure qui lui est la mieux adaptée en se fondant sur un certain nombre de critères comme sa taille et son âge, la stratégie poursuivie, les technologies utilisées et l’environnement.

Faire un audit détaillé de la structure ainsi que de ses individus vous permettra également de comprendre et d’identifier les comportements de chacun.

Cela mettra en lumière son fonctionnement ainsi que les difficultés rencontrées dans le quotidien de l’organisation.

Ci-dessous les différents types de structures que vous pourrez rencontrer :

4. Communiquer et évangéliser autour de votre mission

Veillez, dans le cadre de la réalisation d’un projet aussi bien interne qu’externe, à entretenir la motivation des salariés au travers d’une communication appuyée, en rappelant constamment les bénéfices du projet pour chacun. La clé : faire preuve de pédagogie et de patience.

Il est bon de régulièrement faire des comptes-rendus auprès des salariés sur l’évolution du projet et les impliquer dans les tests. L’important est de valoriser l’effort de chacun. 

Ces éléments peuvent constituer des indicateurs qui permettent d’évaluer la qualité des décisions, et apporter des corrections à la marge si nécessaire. Organiser des réunions ponctuelles ou des formations peut également servir à corriger certains aspects encore perfectibles.

En somme, l’adhésion et l’implication des individus fait la réussite d’un projet.

5 : Etudier la culture de votre organisation

Chaque entreprise a son histoire, son identité, ses spécificités propres. Elle développe un ensemble de rites, de normes, de convictions, de symboles et valeurs communes autour desquelles se réunissent les salariés.

Ces valeurs servent de guides, de repères, de mécanismes et de réflexes pour chaque salarié et sont sources de sentiments ou de ressentiments parfois. 

En fonction du projet et des changements initiés, celles-ci vont naturellement contribuer à faciliter/accélérer ou au contraire à ralentir/parasiter les processus de transformation. C’est pourquoi, au-delà de la réflexion sur les structures, il faut étudier la culture en elle-même.

Vous pouvez par exemple, dresser et partager un état des lieux objectif et une cartographie des valeurs culturelles (sur la base d’entretiens internes et de notre boîte à outils de diagnostic Transformation RH), comme :

Les valeurs qui guident l’action

L’écart entre valeurs annoncées et valeurs perçues

Bilan des forces & freins, « pain points », points de vigilance au regard des objectifs (ex : droit à l’erreur, encouragement de la prise de risque, orientation vers l’avenir,…)

Mener une analyse comparée sur certaines entités spécifiques

Partager ce diagnostic sur « l’expérience culturelle » véhiculée dans l’entreprise et vécue par les collaborateurs

6 : Privilégier  le concept d’intelligence collective pour mener à bien ton projet !

L’intelligence collective désigne la capacité d’une communauté à faire converger intelligence & connaissances pour avancer vers un but commun. Elle résulte de la qualité des interactions entre ses membres.

C’est un concept fondamental dans une organisation, puisqu’elle tend à réduire les frontières entre les hiérarchies et les équipes. On passe d’une organisation d’entreprise à une organisation de projet.

Il vous faut aborder l’entreprise en adoptant une perspective de co-créativité, composée d’un groupe d’individus ayant des compétences complémentaires.

Ce groupe doit être animé et managé afin de favoriser une coopération efficace.

L’intelligence collective devient un concept fondamental dans une organisation, puisqu’elle tend à réduire les frontières entre les hiérarchies et les équipes.

Les interlocuteurs que vous y rencontrerez ne se réduisent pas à la condition qui leur est faite dans l’entreprise. Chacun d’eux apporte sa pierre à l’édifice à travers ses compétences, ses expériences professionnelles antérieures, sa connaissance de l’organisation et certaines populations métiers.

Mettre en avant l’intelligence collective peut apporter des axes d’amélioration insoupçonnés profitant non seulement à une équipe projet, mais aussi aux collaborateurs, à l’entreprise et aux utilisateurs finaux externes.

Les principes clés de l’intelligence collective reprennent ce principe d’union n’excluant pas l’individu à part entière, car elle requiert :

Une identité commune et un objectif commun

l’autonomie de chacun

la transparence de l’information

la réciprocité

l’apprentissage commun et la collaboration en réseau

C’est ce que nous nous attelons à faire avec la Tribe “Design des Organisations” chez World of Digits : bénéficier des compétences de chaque membre, vous proposer à vous et à vos clients une méthodologie, associer connaissance utilisateur et collaborateur pour améliorer la conduite de projet, et optimiser l’expérience utilisateur.

Nous espérons que cet article vous sera utile pour bien démarrer votre mission !

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